17 ноя 2010

Авторы: Корнилович Владимир Адамович ­– кандидат социологических наук. E-mail: graf_kornilovich@mail.ru. Холин Александр Николаевич – аспирант кафедры информационных технологий в управлении РАГС.       E-mail: holin@yandex.ru.

Аннотация (резюме) статьи:

В статье речь идет о возможностях использования информационно-коммуникационных технологий при групповой разработке и принятии управленческих решений органами государственной власти и местного самоуправления. Авторы раскрывают особенности организации работы группы специалистов над решением общей задачи, с точки зрения повышения точности принятия группового решения в технологической среде ситуационного центра в режиме реального времени.

Ключевые слова:

управленческая задача, групповое принятие решений, групповая динамика, ситуационный анализ, технологическая среда, ситуационный центр.

В условиях высокой динамичности преобразований в социально-экономической, политической, духовной и технической сферах жизнедеятельности общества существенно увеличивается степень неопределенности в постановке и реализации задач управления общественным развитием. Интеллектуальные возможности человека входят в противоречие со сложностью переработки значительных объемов информации и стремлением избежать ошибок при принятии ответственных управленческих решений на уровне государства и местного самоуправления.

На основании результатов исследования культуры служащих органов государственной власти и местного самоуправления в осуществлении социальных реформ, можно утверждать, что низкая эффективность социальных преобразований обусловлена не структурированными и несогласованными управленческими действиями. Основные недостатки проявились в реализации управленческого цикла. В большей степени у государственных и муниципальных служащих трудности возникают в точности проведения управленческих процедур, соблюдения последовательности действий: выявление проблемы и постановка цели с определением количественных критериев достижения результата; сбор всесторонней информации, выявление ограничений и условий эффективного решения; разработка альтернатив решений и выбор оптимального решения; организация выполнения принятого решения; контроль выполнения решения в соответствии с критериями достижения результата[1] (см. таблица 1).

Таблица 1

Доля слушателей, грамотно разрабатывающих этапы управленческих решений (в %) 

 

Категория слушателей Этап 1 Этап 2 Этап 3 Этап 4 Этап 5
Государственные гражданские служащие федеральных органов власти


56



43



54



87



67
Муниципальные служащие
34

32

43

65

44


Представленные в таблице 1 данные позволяют выделить проблемные зоны в процессе разработки управленческих решений у федеральных государственных и муниципальных служащих. Первый этап успешно реализует 56% государственных и 34% муниципальных служащих, в то время как у остальных 44% и 66% служащих, соответственно, проявились трудности в формулировании проблемы и постановки цели. На втором этапе - сбор и обработка информации по проблеме, испытывают трудности – 57% и 68% служащих соответственно; на третьем этапе, при разработке альтернатив решений –  46% и 57% служащих. Наиболее успешно большинством государственных и муниципальных служащих реализуется четвертый этап - организация выполнения принятого решения, трудности возникают лишь у 13% и 35% опрошенных. Затруднено выполнение пятого этапа - контроль выполнения решения в соответствии с критериями достижения результата для 33% и 56% служащих, что может быть вызвано введением в управленческую практику бюджетирования и бюджета ориентированного на результат.

Средством преодоления обозначенного противоречия между увеличением количества информации, анализируемой при принятии решений, и готовностью государственных и муниципальных служащих к выполнению данного вида работ может служить активное использование современных интеллектуальных информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) при одновременном расширении количества специалистов, участвующих в процессе выработки и принятия решений, что определяет актуальность использования ситуационных центров в сфере государственного и муниципального управления.

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) являются базовым ресурсом модернизации процесса группового принятия решений. Они аккумулируют трудовые, экономические, информационные, материально-технические ресурсы, формируя систему взаимодействия специалистов различного профиля. Ситуационный центр, как автоматизированная информационная система[2], предназначен для обеспечения современными технологиями, программными и техническими средствами обработки и отображения информации коллективных действий группы лиц по решению управленческих проблем в масштабе времени, присущем коллегиям в органах государственной власти и местного самоуправления.

В данной статье речь идет о принципах формирования микрогрупп специалистов и особенностях организации их работы над решением общей задачи в технологической среде ситуационного центра в режиме реального времени.

Режим реального времени в технологической среде ситуационного центра позволяет организовывать оперативный сбор материалов в установленный промежуток времени; сосредотачивать внимание пользователей на решении общей задачи, результаты решения которой будут отражены немедленно; сократить время на обсуждение и согласование материалов, за счет предоставления одновременного доступа многим пользователям к общему ресурсу; своевременно принимать решения о целесообразности рассмотрения оперативных вопросов и решения задач, требующих быстрого ответа.

Исследование, проведенное кафедрой информатизации структур государственной службы РАГС, позволило выявить стратегии поведения пользователя в технологической среде ситуационного центра при коллективном решении задач в режиме реального времени[3]. Стратегии поведения характеризуются активностью участников ситуационного анализа на различных этапах групповой работы: проявленная активность с начала работы; следование за лидером; предварительный анализ всех высказываний, на основании которого делается собственное заключение (см. рисунок 1).


Рисунок 1. Отображение стратегии поведения различных видов пользователей


На рисунке 1 показан фрагмент временной диаграммы работы пользователей над задачей выработки согласованного мнения при обсуждении поставленного вопроса. Участник, изображенный на рисунке под номером 1, демонстрирует стратегию активного включения в процесс. В группе с количеством участников от 8 до 16 человек подобную стратегию поведения использует около 35% участников, в то время как аналитическую стратегию (участники под номером 2,3,4) применяет не более 25% членов группы. Кроме того, специфику поведения участников определяет форма групповой работы. В одних случаях существует потребность упорядочения выступления участников, в других, например, «Мозговой штурм», наоборот, от участников требуется максимальная активность.

Групповая работа по решению управленческих задач в условиях технологической среды ситуационного центра характеризуются высокой интерактивностью, скоростью чередования действий выполняемых человеком и программными средствами, вследствие чего повышается уровень требований к организации работы группы и конфигурации технологической среды.

При организации проведения группового ситуационного анализа используется технология GSS (Group Support System – Система обеспечения групповой работы). Достоинством указанной технологии, является то, что процесс ситуационного анализа представляется в виде циклического механизма, включающего типовые действия. Непосредственно выполнение работ по предписанной технологии, осуществляется на трех уровнях абстракции процессов. Каждый уровень выполнения работ связан друг с другом, что дает возможность ставить задачу в общих чертах, обеспечивать получение информации по изучаемой проблеме, проигрывать варианты решения, а затем конкретизировать отдельные элементы, рассматриваемой ситуации, и повторять цикл вновь. Таким образом, формируется поле знаний о проблемной ситуации и конкретизируется основное направление решения, поставленной задачи, тезаурус понятий.

Анализ деятельности специалистов в технологической среде ситуационного центра показывает, что основными факторами, которые следует учитывать при разработке технологии выполнения работ, организационных мероприятий, программного обеспечения являются следующие: психологические – связанные с восприятием человеком окружения; физиологические – влияющие на трудоспособность человека при выполнении заданий на компьютере; технические – связанные с использованием средств коммуникации и устройства рабочего места пользователя; организационные – связанные с технологией работы специалиста в ситуационном центре; обеспечивающие – связаны с обеспечением пользователя ситуационного центра программными, техническими и иными средствами для быстрого, качественного выполнения работ и однозначного понимания тех требований, которые на них возлагаются при решении конкретной задачи[4].

Наряду с прочими, особенности процесса выработки и принятия групповых решений определяются положительными и негативными процессами групповой динамики.

Большинство из существующих определений группы носит описательный характер, фактически перечисляя ее свойства, например, французские социальные психологи Д.Анзье и Ж.Мартен называют следующие свойства группы:

а) ограниченное число членов, такое, чтобы каждый из них был способен выработать индивидуализированное представление обо всех остальных и аналогичным образом быть воспринятым каждым из них;

б) совместное активное достижение относительно постоянной общей цели, которая оценивается как непосредственно цель группы отвечает различным персональным интересам;

в) эмоциональные взаимоотношения между членами группы, возможность возникновения подгрупп на основе выраженной симпатии или антипатии;

г) сильная взаимозависимость образующих группу лиц, связанных чувством солидарности и морального единства даже вне совместных действий;

д) дифференциация ролей между членами группы;

е) выработка общих культурных норм и специфической групповой культуры.

Существует концепция двух взаимосвязанных, но не совпадающих групповых структур Д. Хоманса. Внешняя структура предназначена для адаптации группы к внешней среде, отвечает за реализацию имеющихся общих целей, выполняет продуктивную функцию. Внутренняя структура определяет существование группы как психологической целостности, разрешает межличностные противоречия, сплачивает членов группы.

Для получения наилучших управленческих решений, направленных на реализацию всех стоящих перед группой целей необходимо подобрать верное соотношение между этими двумя структурами.

Результат взаимодействия внешней и внутренней структуры группы измеряется характеристикой «групповая сплоченность», введенной в 40-х годах Л. Фестингером как «результирующая всех сил, действующих на членов группы с тем, чтобы удержать их в ней». Для измерения уровня групповой сплоченности существуют различные методические подходы, в том числе, изучение эмоциональной оценки группы в целом и привлекательности собственного членства в ней; соотнесение числа предпочтительных контактов в группе к общему числу возможных контактов (социометрия по Д. Морено).

Таким образом, к факторам, которые могут усиливать или ослаблять сплоченность группы и тем самым влиять на качество групповых решений, относятся кооперативное поведение, цели группы, сходство ценностных ориентаций и взглядов.

Для кооперативного поведения возможен диапазон - от кооперации до конкуренции. По закону М. Дойча, характерные процессы и эффекты  группового развития усиливают вызвавший их тип социального отношения: кооперацию или конкуренцию.

Два важнейших вопроса связаны с наличием цели деятельности группы. Это соответствие групповой цели индивидуальной (чем большее совпадение, тем привлекательнее группа для ее членов) и зависимость деятельности группы от точности представлений ее членов об общей цели. Сходство ценностных ориентаций и взглядов членов группы проявляются в симпатии между ее членами и, соответственно, большей сплоченности группы.

К негативным эффектам при принятии решений в группе можно отнести эффект «социальной фасилитации». Наличие дополнительного участника коллективных действий, в условиях технологической среды – режиссёра, отвечающего за технико-технологический аспект сеанса групповой работы, может привести к тому, что простые действия начинают выполняться лучше, а сложные – хуже. Несимметричный характер будет присущ и действиям участников группового процесса: удержание внимания на теме обсуждения, взаимодействие друг с другом, обработка информационных материалов при помощи компьютера и т.д.

При ослаблении связи между собственными усилиями и результатами деятельности, ответственностью конкретного члена группы возникают эффекты «социальной лености» и «распределения ответственности»: интенсивность работы членов группы и их усилия значительно снижаются.

Основные идеи теории социального сравнения Л. Фестингера раскрывают характер поведения членов группы при выработке групповых решений и отстаивания собственной позиции, которое имеет естественную тенденцию оценивать свои суждения и способности с суждениями и оценками других людей, с позицией коллег.

Эффект «группового мышления» является еще одним фактором, препятствующим достижению высокого качества групповых решений. В случае слаженной и успешной работы группы, а также достаточной изолированности от внешнего влияния лояльность и конформизм могут привести к групповому мышлению, т.е. принятию неверных решений, основанных на чувстве превосходства и неуязвимости группы.

Следовательно, возможно утверждать, что процессы групповой динамики определяют вероятность появления ошибок при групповых решениях. Результаты выполнения группой поставленных задач также находятся в зависимости от психофизиологических особенностей конкретных членов группы, под которыми следует понимать возможности человека воспринимать информацию, анализировать сообщения других пользователей системы, реагировать на высказанные замечания, выполнять указания руководителя работ и т.п. Индивидуальные особенности поведения участников определяют скорость групповой динамики на соответствующих этапах подготовки управленческих решений:

- неформальное обсуждение аналитического материала (в том числе выработка общего тезауруса понятий в рамках обсуждаемой проблемы);

- формализация проблемной ситуации и формулировка проблемы,

- групповое моделирование проблемной ситуации,

- коллективные решения.

Резюмируя вышесказанное, отметим, что эффективность работы микрогрупп в условиях технологической среды ситуационного центра и повышение точности принятия группового решения обеспечивается посредствам стимулирования процесса группообразования, выявления предпочтительного ролевого поведения членов группы, имеющихся у них навыков владения информационно-комуникационными технологиями, наличия у членов группы общей системы понятий в рамках предмета обсуждения.

Выявленные принципы были положены в основу стратификации компетенций и комплексной экспресс-диагностики специалистов с целью формирования микрогрупп для группового ситуационного анализа в условиях ситуационного центра (см. рисунок 2). 

Рисунок 2. Уровни компетенций специалиста

Использование технологической среды ситуационного центра для организации комплексной экспресс-диагностики специалистов имеет следующие достоинства:

- возможность массового выполнения и обработки результатов выполнения тестов, содержащих многоаспектную информацию;

- возможность оперативного проведения детального анализа результатов тестирования для объективной диагностики специалистов и формирования микрогрупп (это особенно актуально при проведении экспресс-диагностики);

- широкий спектр возможностей для представления содержания тестов специалистам (например, используя интерактивные элементы, можно «оживить» содержание тестов, показав рассматриваемые ситуации в динамике);

- возможность использования в процессе диагностики дополнительного программного обеспечения для выполнения отдельных заданий тестов (например, при проверке навыков владения определёнными программными пакетами: Microsoft Office, Matlab, AllFusion Process Modeler, и др.);

- возможность включения в тесты адаптивных элементов (например, когда в зависимости от хода теста варьируется характер,  число вопросов/заданий) и др.

Автоматизация процесса, реализующего эффективные способы комплексной экспресс-диагностики специалистов и оперативной обработки её результатов, позволяет на основании объективных выводов по создаваемым профилям в режиме реального времени осуществить процесс формирования микрогрупп для группового ситуационного анализа.

Стендовая отработка современных интеллектуальных информационных технологий при высокой эффективности групповой работы делает возможным создание прототипов рабочих технологий группового ситуационного анализа для органов власти с последующим их тиражированием в сферу государственного и муниципального управления.


Список литературы:

1. Бажин И.И. Культура служащих органов власти в осуществлении социальных реформ/И.И. Бажин //Социология власти. – № 6. - 2008. - С.51-60.

2. Карпов А.В. Психология групповых решений / А.В. Карпов / Институт психологи РАН, 2000.  

3. Методы и средства информационно-аналитической поддержки учебного процесса и научных исследований в ситуационном центре РАГС /сост.: д.т.н., проф. Павлов А.Н. //Отчет по НИР кафедры информатизации структур государственной службы Российской академии государственной службы при Президенте РФ. М.: РАГС, 2003 г.  - 37 с.

4. Федулов Ю.Г. Социальная политика: формализация, измерение, прогнозирование / Ю.Г. Федулов, А.Б. Юсов. М., 2007. – 384c

5. Шепель В.М. Человековедческая компетентность менеджера. Управленческая антропология /В.М. Шепель. – М., 2000.




[1] Исследование проводилось в период с 2003 по 2007 г. Институтом повышения квалификации Волго-вятской академии государственной службы. Метод – анкетный опрос государственных гражданских и муниципальных служащих. N = 7807. См.: Бажин И.И. Культура служащих органов власти в осуществлении социальных реформ/И.И. Бажин //Социология власти. – № 6. - 2008. - С.51-60.

[2] К таким автоматизированным информационным системам относится учебно-исследовательский ситуационный центр Российской академии государственной службы при Президенте РФ (УИСЦ РАГС).

[3] Методы и средства информационно-аналитической поддержки учебного процесса и научных исследований в ситуационном центре РАГС /сост.: д.т.н., проф. Павлов А.Н.  //Отчет по НИР кафедры информатизации структур государственной службы Российской академии государственной службы при Президенте РФ. М.: РАГС, 2003 г.  - С. 17.

[4] Методы и средства информационно-аналитической поддержки учебного процесса и научных исследований в ситуационном центре РАГС /сост.: д.т.н., проф. Павлов А.Н.  //Отчет по НИР кафедры информатизации структур государственной службы Российской академии государственной службы при Президенте РФ. М.: РАГС, 2003 г. Раздел: «Анализ задач групповой работы специалистов в режиме реального времени» - С. 7-9.

КОРНИЛОВИЧ Владимир Адамович